Wiki · IT-внедрение

Битрикс24

6 мин чтенияАвтор: Дмитрий ПавловСоавторы: Евгений Баев

Битрикс24 – это сервис для совместной работы и продаж от компании «1С-Битрикс». В нём собраны CRM, задачи и проекты, корпоративный мессенджер с видеозвонками, документы, контакт-центр и инструменты автоматизации. Сервис работает в облаке или на собственном сервере компании.

Облачную и коробочную версии с их лицензиями можно посмотреть в разделе Битрикс24 нашего каталога.

Часто бывает так: компания завела Битрикс24 ради CRM, а через год пользуется только чатом. Сделки ведут в таблицах, задачи ставят голосом, а портал напоминает купленный тренажёр, на котором сушат бельё. Причина почти всегда одна: систему включили, но под процессы компании не настроили.

Из чего состоит портал: CRM, задачи, контакт-центр и автоматизация

CRM: клиенты, сделки, воронки продаж, счета и предложения.
Задачи и проекты: сроки, ответственные, канбан, учёт времени.
Мессенджер, каналы, видеозвонки и календарь для сотрудников.
Диск и совместная работа с документами.
Контакт-центр: обращения из мессенджеров, соцсетей, почты, телефонии и чата на сайте в одном окне.
Сайты и магазины на встроенном конструкторе, онлайн-запись, складской учёт.
Автоматизация: роботы, триггеры и бизнес-процессы без программирования.
Встроенный ИИ-помощник BitrixGPT.

Набор инструментов зависит от тарифа или редакции. Если нужна функция, проверьте её наличие в своей версии до старта проекта. Открывайте модули по очереди, а не все в первый день: когда сотрудникам сразу показывают всё, они тонут в функциях и уходят обратно в привычные мессенджеры.

Лиды, сделки, роботы и смарт-процессы в CRM

Обращение попадает в CRM из формы на сайте, звонка, письма или мессенджера. Дальше всё зависит от режима. В простом режиме сразу создаётся сделка с контактом. В классическом сначала создаётся лид, а сделку из него делают после квалификации. Простого режима хватает большинству компаний с короткими продажами, классический нужен, когда много нецелевых обращений.

Сделка идёт по стадиям воронки, а на стадиях работают роботы и триггеры. Робот выполняет действие, когда сделка попадает на стадию: ставит задачу менеджеру, отправляет письмо клиенту, создаёт счёт. Триггер, наоборот, сам переводит сделку на нужную стадию по событию, например когда клиент оплатил счёт или открыл письмо.

Стадии, которые портал предлагает по умолчанию, редко совпадают с тем, как на самом деле продаёт компания, поэтому воронку сначала перестраивают под свои этапы. Если после продажи работа уходит в другой отдел, воронки связывают туннелями: оплаченная сделка сама переходит, скажем, в воронку монтажа. Подробнее об этом в статье Воронка продаж в CRM.

Схема сделки в Битрикс24: стадии воронки и роботы с триггерами, которые ставят задачи, отправляют счёт и переводят сделку после оплаты — Как роботы и триггеры ведут сделку

Для процессов, которые не похожи на продажу, есть смарт-процессы: свои сущности со стадиями, полями и роботами. В них ведут, например, заявки на ремонт, согласование договоров или найм сотрудников. Общие принципы описаны в статье CRM-система.

Условный пример. Компания ставит пластиковые окна. Клиент оставляет заявку на замер в форме на сайте, в CRM появляется сделка. Робот назначает задачу замерщику на ближайший свободный день и отправляет клиенту сообщение с датой. После замера менеджер готовит предложение, робот через два дня напоминает перезвонить, если клиент не ответил. Оплата по ссылке переводит сделку в производство, и цех получает задачу.

Битрикс24 и 1С-Битрикс: в чём разница

Названия похожи, и их постоянно путают. «1С-Битрикс: Управление сайтом» – это CMS, движок для сайтов и интернет-магазинов. Битрикс24 нужен для работы внутри компании: продажи, задачи, общение. Продукты делает одна компания, и они хорошо связываются: заказы и заявки с сайта на 1С-Битрикс уходят в CRM Битрикс24 вместе с данными о клиенте. Как настроить такую связку, рассказываем в статье Интеграция сайта с CRM.

Облачный тариф или своя коробка

Облачный Битрикс24 работает на серверах сервиса, его подключают за день и платят по подписке. Коробочную версию ставят на свой сервер: данные хранятся у компании, код можно дорабатывать, но сервер, обновления и безопасность становятся вашей задачей. Сравнение подробно разобрано в статье Коробочная версия Битрикс24.

Внедрение по шагам и первый отчёт через месяц

Пять шагов внедрения Битрикс24: права доступа, воронки продаж, подключение каналов, роботы и триггеры, интеграции с 1С и сайтом — Как внедряют Битрикс24

Описывают структуру компании и права доступа: кто что видит и может менять. Права администратора оставляют только тем, кто отвечает за портал, иначе через полгода никто не скажет, кто и зачем поменял настройки.
Настраивают воронки под реальные этапы продаж, поля карточек и обязательные данные.
Подключают каналы: формы и чат сайта, телефонию, почту, мессенджеры.
Добавляют роботов и триггеры на рутину: задачи, напоминания, письма, счета.
Связывают с 1С, сайтом и другими системами через приложения Маркета или REST API.
Обучают сотрудников и договариваются о правиле: чего нет в портале, того не было.

Через месяц работы посмотрите отчёты: сколько сделок на каждой стадии, где они застревают, какая конверсия между этапами. Это лучший способ понять, где ещё нужна настройка.

Кому Битрикс24 подойдёт, а кому хватит лёгкой CRM

Нужны CRM, задачи и общение сотрудников в одном месте.
Заявки идут из нескольких каналов, и их хочется видеть в одном окне.
Сайт работает на 1С-Битрикс, а учёт ведут в 1С.
Двум менеджерам нужна только простая воронка для переписки в мессенджере. Может хватить более лёгкой CRM.
Компания не готова договориться о правилах работы. Без них не заработает никакая система.

Когда понятно, какие инструменты нужны и сколько сотрудников будет работать в портале, версию и тариф удобно подобрать в разделе лицензий Битрикс24.

Настраиваем Битрикс24 под процессы компании и связываем его с сайтом, телефонией и 1С: внедрение CRM на базе Битрикс24, корпоративный портал на базе Битрикс24.

Вход в портал, сотрудники, лиды и обмен с 1С

Где найти адрес своего Битрикс24 для входа?

Облачный портал работает на поддомене вида имя.bitrix24.ru, а точный адрес есть в письме-приглашении, которое приходило при подключении. Потеряли письмо – спросите администратора портала. Коробка открывается по адресу, который компания настроила на своём сервере.

Как пригласить нового сотрудника в портал?

Приглашение на почту или номер телефона отправляет администратор либо коллега, которому он это разрешил. Сразу поставьте новичка в нужный отдел структуры компании: от этого зависят его руководитель в задачах и права, если их выдают по отделам.

Зачем связывать Битрикс24 с сайтом на 1С-Битрикс?

Чтобы заказы и заявки с сайта сами появлялись в CRM вместе с контактами клиента и источником. Оба продукта выпускает одна компания, связка между ними отработана, и менеджеру не нужно перепечатывать заказ из админки сайта.

Когда включать лиды, а когда работать сразу со сделками?

Со сделками сразу работают, если почти все обращения целевые и продажа короткая. Лиды включают, когда приходит много спама, справочных звонков и случайных заявок: менеджер сначала квалифицирует обращение и лишь потом превращает его в сделку, поэтому отчёты по воронке не засоряются мусором.

Чем бизнес-процесс отличается от робота?

Робот делает одно действие, когда сделка или элемент попадает на стадию. Бизнес-процесс – это цепочка шагов с условиями, ответственными и согласованиями, например маршрут договора от юриста к директору и бухгалтерии. Его собирают в визуальном конструкторе, программист для этого обычно не нужен.

Как собрать переписку из мессенджеров и соцсетей в одном окне?

Для этого есть контакт-центр: к нему подключают мессенджеры, соцсети, почту, телефонию и чат на сайте. Каждое обращение попадает в CRM с отметкой канала, а менеджер отвечает клиенту прямо из портала. Если каналы не подключить, заявки переписывают руками и теряют, откуда пришёл клиент, а значит, не видно, какая реклама работает.

Как настроить обмен между Битрикс24 и 1С?

Обмен подключают готовым приложением из Маркета Битрикс24, а если нужна своя логика, программируют через REST API. Сначала договариваются, какие данные и в какую сторону передавать: обычно это товары, цены, контрагенты, счета и оплаты. После настройки менеджер видит в сделке актуальные цены и знает, оплатил ли клиент, не заглядывая в учётную программу.